3 Paramétrage RGPD

Les paramétrages RGPD sont aussi dans le menu ADMIN/RGPD. Cela comprend :

• Le délai de conservation des candidatures,
• L'information des candidats avant de postuler,
• Les mails envoyés automatiquement aux candidats pour renouveler leur consentement.

Paramétrez votre délai de conservation des candidatures pour chacune de vos organisations dans la partie au début "Conservation des données candidats" : 

Il faut indiquer le délais et activer la case en dessous pour la suppression automatique. Ainsi, conformément à la législation, les candidats sans action pendant ce délai sont supprimés.

Concernant la durée de conservation des données en général, il est indiqué par l’article 6.5° de la LIL (Loi informatique et libertés) et l’article 5e du RGPD que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que « pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées ». Concernant plus particulièrement les données des candidats à l’embauche, la CNIL s’est prononcée sur ce qu’elle entendait par « durée nécessaire ». Ainsi, la CNIL recommande que la durée de conservation des informations (sur support informatique et papier) n'excède pas 2 ans après le « dernier contact » avec la personne concernée.

Vous devez aussi informer les candidats de leurs droits sur la conservation, la modification et la suppression des données en utilisant le "Texte de votre engagement RGPD" 

Ce texte sera affiché sur vos formulaires de candidatures. Attention cela signifie que pour les candidatures reçues par email il faut aussi paramétrer l'accusé de dépôt de candidature un peu plus bas. Pour ce dernier il faut cliquer sur la case devant "Envoyer un email au candidat à l'issue de son dépôt de candidature" et ajouter le texte correspondant. Un exemple de texte est proposé dans le menu ADMIN/RGPD

Renouveler automatiquement le consentement des candidats à l'issue du délai. 

Dans le menu ADMIN/Organisation cochez la case : "renouveler automatiquement". Vous pourrez ainsi définir l'email qui sera envoyé aux candidats pour les inviter à renouveler le délai de conservation de leurs données. 

Etape suivante : 4 Votre formulaire de candidatures